Facturar automáticamente los pedidos de WooCommerce

Si vendes con una tienda WooCommerce (WordPress), AlteaFactur puede facturar tus pedidos solo: cada vez que marcas un pedido como Completado, se crea su factura, se emite y se envía a la AEAT, sin que tengas que teclear nada. Y si haces un reembolso, se crea sola la factura rectificativa. No hace falta instalar ningún plugin.

En AlteaFactur:

1. Ve a Configuración → WooCommerce y pulsa Activar.
2. Verás dos datos: la URL de entrega y el secreto. Déjalos a mano.

En el panel de WordPress de tu tienda:

1. Ve a WooCommerce → Ajustes → Avanzado → Webhooks y pulsa Añadir webhook.
2. Rellena:
   • Nombre: AlteaFactur (o el que quieras)
   • Estado: Activo
   • Tema: Pedido actualizado
   • URL de entrega: la que te da AlteaFactur
   • Secreto: el que te da AlteaFactur
3. Pulsa Guardar webhook. Listo.

Desde la pantalla de WooCommerce en AlteaFactur verás los últimos pedidos que han llegado y el estado de cada factura.

• Comprador particular sin NIF, hasta 400 €: factura simplificada (el antiguo "ticket"), emitida al momento.
• Comprador que ha dado su NIF: factura completa a su nombre, emitida al momento. Si ese cliente no existía en AlteaFactur, se crea solo.
• Pedido sin completar (pendiente, procesando…): no se factura todavía.

La factura recoge exactamente lo cobrado en la tienda: productos, gastos de envío y comisiones, con el IVA de cada línea, al céntimo.

Cuando haces un reembolso de un pedido en WooCommerce (total o parcial), AlteaFactur crea sola la factura rectificativa con el importe devuelto en negativo, la emite y la envía a la AEAT. Se numera en su propia serie, RECT, como exige la ley, y el motivo que escribas en el reembolso aparece en sus notas.

• Reembolso total: la rectificativa anula todas las líneas de la factura.
• Reembolso parcial: si todos los productos del pedido llevan el mismo IVA, se calcula solo. Si llevan IVA distintos (por ejemplo, ropa al 21 % y libros al 4 %), WooCommerce no nos dice qué producto has devuelto, así que la rectificativa se queda en borrador con un reparto proporcional para que lo revises antes de emitirla.
• Si el pedido todavía estaba en borrador para revisar, no se puede rectificar algo que aún no se ha emitido: el reembolso se anota en las notas del borrador para que lo tengas en cuenta.

Algunos pedidos no se pueden facturar solos sin riesgo. En esos casos la factura se queda en borrador, marcada como Revisar, con el motivo en las notas. Ocurre si:

• El pedido supera los 400 € y el comprador no ha dado NIF: la ley no permite factura simplificada por encima de ese importe, así que hace falta su NIF (ver abajo).
• El NIF que escribió el comprador no es válido.
• El comprador es de fuera de España.
• El pedido no está en euros, o lleva un tipo de IVA que no reconocemos.
• Se ha alcanzado el límite de 5 facturas al mes del plan gratuito.

Revisa el borrador, corrige lo que haga falta con Editar y pulsa Emitir factura VeriFACTU.

Si falta el NIF del comprador: pídeselo, entra en Clientes, pulsa Editar en ese cliente y añádelo. Después abre el borrador, pulsa Editar y guarda sin cambiar nada, para que la factura recoja el NIF. Ya puedes emitirla. Si intentas emitirla sin NIF, AlteaFactur no te dejará, porque Hacienda la rechazaría.

• Asegúrate de marcar tus pedidos como Completado cuando los sirvas: hasta entonces no se facturan.
• Si WooCommerce reenvía un mismo pedido, no se factura dos veces.
• Si desactivas la integración y la vuelves a activar, la URL y el secreto cambian: tendrás que actualizarlos en el webhook de tu tienda.
• Las facturas se envían a la AEAT como cualquier otra, así que necesitas tener tu certificado digital configurado.